職場のコミュニケーション不足の原因と改善方法

今回は、職場のコミュニケーション不足の原因と改善策も合わせて紹介します。

最近、
「職場のコミュニケーションがうまくいかない」
「最近社員との意思疎通がうまくいっていない」
「なんか職場の空気がギスギスしている」
といったお悩みを多く聞きます。

近年コロナウイルスの流行もあり多くの企業で職場でのコミュニケーション不足が露呈しています。

リモートワークになったことにより自宅で仕事ができる利点もたくさんありますが、逆に人と接する機会が大きく減ってしまい仕事でもプライベートでも良い人間関係が作れないと困っている方もたくさんいらっしゃいます。

リモートワークになったところでコミュニケーションが必要ない企業というものはほとんどありません。

なぜなら仕事というものはほとんどの場合、人から依頼され、付加価値をつけ人へ渡すからです。

今回は職場でのコミュニケーションが不足しているとどのようなことが起きるのか、それを解決するにはどのようなスキルが必要になるのかを紹介したいと思います。

ご自身の職場でコミュニケーション不足が起きていると感じてる管理職の方や、 仕事でのコミュニケーションを苦手と感じている社員の方は必見の内容となっています。

まずは実際にコミュニケーション不足が起きている職場ではどのような問題があるか見ていきましょう。 

コミュニケーションが不足している職場の原因

職場でコミュニケーションが不足していると様々な問題があります。

コミュニケーション不足は組織において重大な問題です。

実際に皆さんも職場でコミュニケーション不足によるトラブルを経験したことはありませんか？

リモートワークによりコミュニケーションが不足している企業が増えて社員一人一人のコミュニケーション能力の低下も問題視されます。

仕事だけでなくプライベートでもコミュニケーションを取る機会が減ってきて人と会うこと自体がなくコミュニケーションに対して苦手意識が生まれている人も増えてきています。

企業が社員に求める能力で最も必要とされている能力はコミュニケーションです。

もう10年以上これは変わりません。

実際仕事では多くのトラブルはコミュニケーションによって解決できます。

大袈裟だと感じた方もいるかもしれませんが、トラブルを辿ってくると最後はコミュニケーションにたどり着くことが多いです。

今回はコミュニケーションが不足している職場はどのようにして生まれるのかというものを代表的な2例をあげて紹介したいと思います。

基本的に会話や交流がない

コミュニケーションが不足している職場でありがちなのは会話や交流がないことです。

社員同士の休憩時間のひとときや、ふとした瞬間の雑談これはとても重要なものです。

なぜなら、良い人間関係を作るにはコミュニケーションが必要不可欠だからです。

想像してみてください。

今あなたの目の前には見知らぬ人がいます。

その目の前の人とコミュニケーションを全く取らずに仲良くなってくださいと言われたら皆さんはどうしますか？

目の前の人と仲良くなれそうですか？

なかなか難しいと思います。

だからこそ良い人間関係を作るにはコミュニケーションが必要なのです。

そして会社を円滑に回すには人間関係というのはとても重要です。

実際初対面の人5人と仕事をするのと古くからの友人5人と仕事をするのでは全く違うと思います。

当然友人同士の方が仕事を回しやすいですよね。

あなたの職場でも友人と呼べる関係がたくさんあれば、たくさんあるほど会社はコミュニケーションにあふれ生産性が高いことは想像に難しくないと思います。

逆にお互い苦手だなと感じている人同士が仕事をするとどうなるのかを想像することも難しくないと思います。

しかし、コミュニケーションがない職場ではそうなりがちなこともまた事実です。

進捗やタスクなどの情報共有がない

仕事での基本と言われるホウレンソウがないとどうなるか言うまでもないと思います。

では、仕事においてあなたがするべきホウレンソウの範囲はどこまでのことを指すのでしょうか。

それは皆さん一人一人の価値観によるものなのでバラバラだと思います。

コミュニケーションが不足している現場ではこのホウレンソウの範囲が狭いです。

皆さんが当たり前だと思っていることでもなかなか報告がなかったり、社員一人での判断で重要なことを決めてしまったり、あるいは 情報共有がないばかりに同じ仕事を二人で取り組んでいたり色々なことが考えられると思います。

では仕事でのホウレンソウとは当たり前だというのになぜこのようなことは起きてしまうのでしょうか？

皆さんはホウレンソウ出来なかった時にこんな経験はありませんか？

「何か話し辛いな」

「この人に言ったら怒られそうだからまいっか」

「まあ言わないでも分かってくれるだろう」

どうでしょうか？

人間話しやすい人と話しにくい人がいます。

先ほども述べた通りコミュニケーションは人間関係を築くには必要不可欠です。

良い人間関係ができないとお互いがお互い話しにくい人と感じてしまい、つい必要なホウレンソウが抜けてそれぞれがバラバラで仕事をし、良い成果が出ないのです。

みんなホウレンソウが必要なことは頭ではわかっていても人の感情がそれを邪魔してしまうのです。

コミュニケーション不足が職場に及ぼす影響

コミュニケーションが不足している職場では色々な悪影響が起こります。

これらの多くはちょっとしたコミュニケーションがあれば解決することも多いです。

納期遅延、 仕事の工程間違い、書類の不備などちょっとした事でもコミュニケーションがしっかり取れていれば防げる事も多々あります。

例えば製造業の納期一つでも受注した時から各部署への納期通達、出荷までの工程組み立て、製品の部材の調達、製品完成までの各工程間の連携、製品発送から客先到着までのやりとり等様々な場面でコミュニケーションが必要です。

もしこれらの各工程でコミュニケーション不足が起きると納期遅延が発生することは想像に難しくありません。

このようにコミュニケーションが不足している職場では様々なトラブルが発生します。

社内でもコミュニケーションが不足していると良い影響は生み出しません。

ではコミュニケーションが不足している職場ではどのような影響を及ぼすでしょうか？

話す機会がなく人間関係も良くない

何度も話に出てきていますが、人間関係を作るにはコミュニケーションは必要不可欠です。

しかしコミュニケーションが不足している職場ではそもそもこのコミュニケーションをとる機会自体がなく、機会がないから話すこともない。

そして話をしないので人間関係も良くならないという悪循環に陥っています。

このような職場であれば話をする機会というのを会社側から設けるとよいですね。

代表的な例を挙げると、 Yahoo が取り入れている1on1ミーティングというものがあります。これは定期的に 1 on 1 の面談を設けることで社員の業務に関する悩みだけでなく個人的な悩みを聞く時間を設けることです。

普段なかなか言えないこともこのように面談の時間を設けることによって話がしやすくなるという効果があります。

何よりも社員との信頼関係を築くにはもってこいの方法です。

他にも社内イベントの開催もコミュニケーション不足解消には有効です。

飲みニケーションという言葉も昨今は聞き慣れてきましたが、 近年お酒が飲めない若手社員を増えてきて、新しいコミュニケーションの場を設けることが必要とされてきています。

社内コンペやカラオケ大会などオーソドックスなものから、中には社内ポーカー大会などちょっと変わったものも存在します。

本格的にプロのディーラーを呼んで楽しむそうですよ。

普段の仕事仲間と普段とは違った時間を過ごすことによって意外な一面を見ることができたり、共感できるポイントが出てきて仲良くなれるきっかけになったりします。

社内に協力体制や協力的な姿勢がない

仕事において早く、クオリティの高いものを作り出すには協力体制をとる事は重要です。

皆さんは何か頼まれごとをされた時、自分が苦手な人から頼まれた時と、親しくも苦手でもない人から頼まれた時と、親友からの頼まれごとでは、同じ頼まれごとでも全然気持ちが違うと思います。

当然親友からの頼まれ事の方が気持ちが乗りやすいでしょう。

コミュニケーションがない職場では良い人間関係が生まれない為、何か仕事を頼まれたとしても十分な協力体制ができず中々仕事が捗らないことが考えられます。

協力体制のない職場では職場の雰囲気もよくなく個人主義の面が強く出てしまうでしょう。

職場でのコミュニケーションを改善するポイント

コミュニケーションが不足している職場では社内で良い影響を与えることが出来ません。

本来仕事とは社外の人とのコミュニケーションが利益につながるものです。

しかし、コミュニケーション不足が起こっている職場では社内でのコミュニケーションの問題がネックになり、本来の社外の人とのコミュニケーションに力を注げません。

ではどうすれば職場のコミュニケーション不足を解決することが出来るでしょうか？

ここまで何度か述べていますが良いコミュニケーションが生み出すものは良い人間関係です。

職場のコミュニケーション不足を解消させるには良い人間関係を作ることが重要です。

良い人間関係を作り出すにはいくつかポイントがあります。幾つかご紹介します。

気持ちの良い挨拶

挨拶はコミュニケーションの入り口であり、とても大切なものです。

朝いちばん、元気に「おはようございます！」と気持ちの良い挨拶をすれば、相手は良い気分になり、気持ちが上がります。

気持ちの良い挨拶をしてからミーティングをすれば、相手の気持ちが上がった状態でスタートできます。

気持ちが上がった状態だと意見も活発になり、より有意義な時間をつくることができます。

逆に、ボソボソ声で適当に「おはよう」と言ってミーティングをスタートすれば、暗い雰囲気で会議が始まり、意見もあまり出ないでしょう。

挨拶のトーンは周りに影響を与えます。挨拶をあなどってはいけません。

広く興味をもって関わる

興味を広くもって相手と関わりましょう。

ダメな例は、業務の進捗しか確認しない人。頼んだ仕事が早く終わるかどうかだけ気にしてるようではダメです。

仕事の中身が適切に行われているか確認しましょう。

また、仕事そのものだけでなく『ヒト』にも興味をもちましょう。

もし、部下に仕事を頼んだとしたら、部下がどんなモチベーションで仕事に取り組んでいるのか、体調やコンディションはどうかなど幅広く興味を持つことです。

そうすることで、仕事の改善点が分かったり、相手との関係性を縮められたり、深みのあるコミュニケーションを取ることが出来るのです。

雑談にならないよう気を付ける必要がありますが、広く興味を持つことは大切です。

結論から伝える

業務上の報連相などのコミュニケーションは、結論から伝えることを心掛けましょう。

結論から伝えることで、短時間で伝えたいポイントが伝わります。

伝え方が苦手な人は、ダラダラと話して何を伝えたいのか分からないということが多いです。

結論から伝えることを普段から意識すれば、何を伝えたいか自分の頭の整理にもなります。

人に伝えるのが苦手な人は、結論から伝えることを意識してみて下さい。

自己開示する

職場のメンバーが積極的に自己開示する人ばかりなら、コミュニケーション不足に悩むことはないでしょう。

自己開示とはオープンに自分の考えや気持ちを伝えることです。

「今日はプレゼンなんだけど、実は緊張してるんだよね」

「その業務、正直な話、一週間後までに終わらせるのは厳しいと思います」

このようにオープンに相手に伝えることで、より良くしようというコミュニケーションが生まれます。

他人からどう思われるのかが不安で自己開示が苦手という人は結構います。

日本人は苦手な人が特に多く、出過ぎた杭はうたれるとか、意見をいうと仕事を回されるとかネガティブな印象をもっていたりもします。

ネガティブな印象を払拭できるよう、何をいっても受け入れてくれるといった自己開示をしやすい雰囲気づくりを大事にしてみて下さい。

良い人間関係や社内コミュニケーションを増やすには傾聴力が必要

良い人間関係を作り出すには上に書いたように幾つかポイントがありますが、その中でも傾聴力はとても重要です。

コミュニケーションにおいては話す力と同じぐらい傾聴力というのが大切です。

皆さんコミュニケーションといえば話す力のほうに意識が向きがちです。

もちろん話す力も大切ですがコミュニケーションは上手な人ほどこの傾聴力を持っています。

聞き上手は会話上手という言葉の通りコミュニケーションがうまい人傾聴力がない人はいません。

ではこの傾聴力について詳しく解説していきたいと思います。 

傾聴力とはどんなものか

そもそも傾聴力というものはどういうものでしょうか？

傾聴力とは、相手の話に集中し、相手の伝えたいことを理解して、その内容を解釈し、適切な反応をするための能力です。

相手の言いたいことを記憶に留めることなく話を聞き流すのとは異なり、傾聴力があれば、話に集中し、後で内容を繰り返さなくても細かい部分を思い出すことができるので、傾聴力は対人コミュニケーション能力の中でも特に重視されます。

皆さんは相手の話を聞くときにどんなことを意識していますか？

話している内容の要点を聞き逃さないことだったり、 相手が話をしやすいように笑顔を心がけたり色々なことが考えられます。

傾聴力を詳しく説明するとそれだけで丸1日かかってしまうのでざっくりと説明すると、相手の話の中で最も大事なポイントを掴む力です。

コミュニケーションにおいて最も重要なポイントって何でしょうか？

それは「意図」です。

よくありがちな考え方としてコミュニケーションだから「言葉」が大事なんじゃないかという人がいますが果たしてそうでしょうか？

想像してみてください。

「今日は外も晴れていい天気だし絶好のピクニック日和だね。ずっと前から楽しみにしていたピクニックだから今日はとても良い1日になりそうだ。」

この言葉を見てどんなイメージが思い浮かびましたか？

ちょっとわくわくして楽しそうなイメージが思い浮かんだと思います。

しかしこの言葉をすごくどんよりとしていて暗い感じで話していたとしたらどうでしょうか？

少なくとも楽しそうだと感じる人はいないでしょう。

このように全く同じ言葉であったとしても相手に伝わる感情は全く違います。

この伝わる感情のことを「意図」と言います。

つまり傾聴力がある人というのはこの意図を読み取る力が強い人のことを指します。

傾聴力のある人は、相手の意図を汲み取り、言いたいことや要点をまとめ、言葉以上のものを気づくことができます。

相手の表情などからも気持ちを理解できる理解者であり、職場をうまく回す潤滑油の存在になったり、あるいは職場のリーダーとして社員を引っ張っていく存在にもなれるでしょう。

それでは実際、傾聴力を活かすと職場においてどのようなことが起きるのでしょうか？ 

いくつか例をあげてみたので見ていきましょう。

傾聴力を活かすとこんなことが起きる

協力関係を作りやすい

傾聴力がある人は簡単に良い協力関係を作れます。

傾聴力はある人は相手の話のポイントをつかむことができます。

また傾聴力がある人は相手の話を聴くだけでなく聴いた話に対して適切に反応ができます。

傾聴力がある人は、人の話を聴くことが上手いので、よく色々な人から仕事での悩みや困りごとを聴く機会が多いです 。

そして相手が話してくれた仕事での困りごとや悩みに対して、的確な人に協力を依頼することができます。

これは色々な人から話を聴く機会があるので色々な情報が集まってくるから出来ることなのです。 

信頼されやすい

傾聴力がある人は信頼されやすいです。

話を聴く力がある人は相手のことをよく理解出来ます。

人は自分の事をよく理解する人にもっと自分の事を話したくなります。

さらに傾聴力があれば聴いた事に対して的確なアドバイスが出来ます。

そうしてどんどん信頼を重ねていくのです。

仕事は信頼される人に回ってきます。

職場で傾聴力がある人がいるとその人を中心回ってきます。

あなたが何か仕事を任せるなら信頼できる人に回しますよね。

仕事をする上で信頼というのはとても重要です。

長期的に関わるのであれば信頼できる人とお付き合いしたいですね。

職場での問題を見つけやすい

傾聴力が高い人は問題解決能力も高いです。

相手の話の重要な部分をまとめる事が得意なので、問題点にもすぐに気づくことが出来ます。

問題点に早く気づいた人ほど解決する能力も高く、職場にそのような人がいると仕事のトラブルも減り円滑に仕事を回すことが出来ます。

職場の問題の多くはコミュニケーションで解決します。

皆さんの職場の中に高いコミュニケーションを持った人がいたらどのような影響を与えるでしょうか？

会社のたくさんの問題を解決するのではないでしょうか？

ホウレンソウの漏れを防ぐことができる

傾聴力がある人は話の要点のみを取り出すことができるので、重要な事を聞き逃す事がありません。そのためホウレンソウの漏れがを防ぐ事が出来ます。

傾聴力がある人はよく物覚えが良いと言われる事がありますが、実際は話の中で重要でないポイントを省いて覚えているだけなので普通の人より覚えなくてはいけない量が少ないので物覚えが良いと思われがちです。

傾聴力を学ぶには正しい知識と実践練習が重要

このように傾聴力がある人が職場にいるとこれだけの良い影響を生み出すことが出来ます。

1人でも傾聴力がある人が職場にいるだけでも違いますし、傾聴力がある人がたくさんいるほど職場でも円滑に仕事を回すことが出来ます。

では傾聴力とはどのように身につければ良いでしょうか？

傾聴力はただ日常で生活しているだけでは中々身に付くことが出来ません。

傾聴力を身に付ける為のポイントはいくつかありますが、正しい知識を知った上で鍛えていくことが必要です。

折角ここまで見てくれた皆さんに一つだけ傾聴力を身に付けるポイントを教えます。

それは相手の話に対して集中することです。

すごく当たり前のことだと思ってしまったかもしれませんが、これは傾聴力だけでなく、コミュニケーションでも重要なポイントでもあります。

想像してみてください。

あなたが話をしている時あるいは話を聞いている時、その時その瞬間に集中できていなかったらどんなことが起こりそうでしょうか？

逆に普段あなたが落ち着いて話をすることができる相手、話を聞くことができる相手ではコミュニケーションの質が全く違うと思います。

傾聴力の基礎もコミュニケーションの基礎も、どれだけリラックスしてコミュニケーションを取れるのかが鍵になります。

しかしいざリラックスして話をしてくださいと言われても実際にすぐに出来る人はなかなかいません。

色々な経験をして初めて落ちついて話をすることができるのです。

傾聴力の他のポイントでもやはり経験というのは大きいです。

正しい知識を身につけた上で実践練習を積み重ねることが傾聴力を身につける唯一にして最大のポイントです。 

アトリエシャンティのコミュニケーション講座は傾聴力やコミュニケーションの知識を基礎から身に付けることの出来るコミュニケーション講座です。

実戦練習中心なコミュニケーション講座でいろいろな知識をレッスンで身に付けることが出来ます。

また、通っている生徒さん一人一人にパーソナルコーチがつき生徒さんの状況に合わせたレッスンを行います。

コミュニケーションの基礎をレッスンで補うのもよし、傾聴力に特化したレッスンにするもよし、職場での悩み事について講師と一緒に考えるのもよしとオーダーメイドな授業なのが特徴です。

傾聴力や職場のコミュニケーション不足を解決するために正しい知識と実践量を増やしていきましょう。

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